Dakar, 21 août 2026 (VIBRACTU) – À l’heure où les administrations et les entreprises cherchent à accélérer leur transformation numérique, la gestion du courrier et des documents constitue encore un enjeu majeur. Courriers entrants et sortants, documents de travail, circuits de validation, signatures, archivage : toutes ces opérations peuvent rapidement devenir complexes lorsqu’elles sont dispersées entre plusieurs outils et procédures. C’est dans ce contexte que se positionne Archiva, une plateforme présentée comme une solution souveraine de gestion documentaire et de courrier, développée par Securaxe à Dakar. Le document commercial, daté de juillet 2026, présente Archiva comme une solution destinée à couvrir l’ensemble du cycle de vie documentaire d’une organisation.

L’ambition affichée est claire : réunir dans une seule plateforme plusieurs fonctions qui sont généralement traitées par des logiciels distincts. Archiva intègre ainsi cinq grands modules : la gestion électronique du courrier (GEC), la gestion électronique des documents (GED), les circuits de validation ou workflows, le parapheur et la signature électronique, ainsi que l’archivage à valeur probante (SAE). L’objectif est de proposer un environnement unique dans lequel un document peut être reçu, numérisé, traité, validé, signé puis archivé, tout en conservant une traçabilité de son parcours.

Du courrier reçu à son traitement : une traçabilité de bout en bout

Le premier volet d’Archiva concerne la gestion du courrier. La plateforme permet l’enregistrement du courrier entrant, sortant et interne. Elle prévoit également la numérisation des documents grâce à l’OCR, c’est-à-dire une technologie permettant de reconnaître et d’exploiter le texte contenu dans des documents numérisés.

Une fois enregistré, le courrier peut être imputé aux directions ou aux agents concernés. Le système permet ensuite de suivre les délais de traitement, d’ajouter des annotations et de gérer les accusés de réception. L’ensemble du parcours est enregistré afin de garantir une traçabilité complète, de la réception jusqu’au traitement final.

Cette fonctionnalité répond à une problématique très concrète dans les organisations : savoir où se trouve un courrier, qui en est responsable, depuis quand il est en attente et quelles actions ont déjà été effectuées.

Une bibliothèque documentaire organisée et accessible

Archiva propose également une gestion électronique des documents. Chaque direction peut disposer de ses propres espaces de travail, avec un classement des documents par dossiers. Le système prend en compte les différentes versions d’un même document, ce qui permet notamment de suivre son évolution et d’éviter de travailler sur une version dépassée.

La recherche plein texte doit permettre de retrouver rapidement une information dans les documents disponibles. Le partage interne est présenté comme contrôlé, tandis que l’édition de fichiers Word, Excel et PowerPoint peut se faire directement depuis le navigateur, grâce à l’intégration d’outils bureautiques en ligne.

Des circuits de validation adaptés aux procédures administratives

Autre composante importante : le workflow. Archiva propose un concepteur visuel permettant de créer différents types de circuits de validation. Ceux-ci peuvent être séquentiels, parallèles ou conditionnels.

Concrètement, une même procédure peut imposer plusieurs validations successives, faire intervenir plusieurs responsables en parallèle ou déclencher une étape particulière en fonction d’une condition donnée. Des tâches peuvent être attribuées à des agents avec des délais et des relances.

La plateforme permet également d’associer des instructions à chaque étape et de suivre en temps réel l’état d’une procédure. L’historique complet des opérations est conservé.

Cette organisation vise notamment à réduire les pertes de temps liées aux circuits papier et aux transmissions manuelles entre services.

Le parapheur électronique et la signature numérique

Archiva intègre par ailleurs un parapheur électronique unifié. Celui-ci rassemble les documents à signer ou à viser et permet également la gestion des délégations.

Pour la signature électronique, la plateforme s’appuie sur KaaySigne, avec un mécanisme de vérification par OTP, ainsi que des fonctionnalités de cachet et de QR code permettant la vérification. La solution prévoit aussi la signature de documents par plusieurs signataires dans le cadre d’un même circuit.

L’intérêt de cette approche est de permettre à une organisation de gérer dans un même environnement les différentes étapes qui précèdent et suivent la signature d’un document.

L’archivage à valeur probante au cœur du dispositif

Le cinquième module concerne le système d’archivage électronique, ou SAE. Archiva prévoit le versement des dossiers arrivés à leur terme, la définition des durées d’utilité administrative (DUA), ainsi que la gestion des bordereaux de versement et d’élimination.

La consultation des archives est contrôlée et les opérations d’élimination réglementaire sont tracées. Le document commercial indique que le dispositif a été conçu selon les exigences de la norme NF Z42-013, une référence en matière d’archivage électronique à valeur probante.

Cette dimension est particulièrement importante pour les organisations qui doivent conserver des documents pendant des périodes déterminées et être en mesure de démontrer leur parcours et leur intégrité.

Des outils de pilotage pour les responsables

Archiva ne se limite pas à la gestion des documents. La plateforme comprend également des outils de pilotage et d’administration.

Des tableaux de bord peuvent être proposés par agent et par direction. Des statistiques permettent de suivre les traitements. Un journal d’audit complet doit permettre de conserver la trace des opérations réalisées sur la plateforme.

Le système prévoit également une gestion des profils et des habilitations, ainsi qu’un organigramme. L’interface peut, en outre, être personnalisée aux couleurs de l’organisation utilisatrice.

La souveraineté des données comme argument central

L’un des principaux éléments mis en avant par Archiva est la souveraineté. La plateforme peut être hébergée au Sénégal ou installée directement sur l’infrastructure du client, y compris dans un environnement en réseau fermé.

Le document commercial affirme que les données ne quittent jamais le territoire.

Cette caractéristique constitue un axe majeur du positionnement de la solution. Pour les administrations, les entreprises publiques et les organisations qui manipulent des informations sensibles, la question de la localisation et du contrôle des données est devenue centrale.

Archiva entend donc proposer une alternative reposant sur une infrastructure locale ou sur celle du client, plutôt que sur une dépendance systématique à des infrastructures hébergées à l’étranger.

Une seule plateforme au lieu de plusieurs logiciels

Autre argument avancé : l’unification. Courrier, documents, circuits de validation, signature et archivage sont regroupés au sein d’un même outil.

Selon la présentation de la solution, cette approche permet d’éviter des intégrations coûteuses entre plusieurs logiciels spécialisés. L’idée est de disposer d’une chaîne documentaire continue, depuis l’arrivée du courrier jusqu’à son archivage.

Archiva affirme également avoir été pensée pour les besoins spécifiques de l’administration, notamment avec l’imputation hiérarchique, le visa et la signature, la confidentialité selon les niveaux d’habilitation et une prise en compte des pratiques administratives sénégalaises et de l’environnement OHADA.

Une solution accessible sur ordinateur, tablette et mobile

La plateforme se veut également multilingue et accessible sur plusieurs types de terminaux. L’interface est proposée en français et peut être utilisée sur un poste de travail, une tablette ou un téléphone mobile.

Sur le plan des intégrations, Archiva annonce une compatibilité avec Microsoft 365 et SharePoint, ainsi qu’une connexion avec KaaySigne pour la signature électronique. L’édition documentaire peut s’appuyer sur OnlyOffice et une API est prévue pour permettre la connexion avec les systèmes métiers déjà utilisés par les organisations.

Cette capacité d’intégration est importante pour les structures qui ne souhaitent pas remplacer l’ensemble de leur système informatique mais plutôt ajouter une nouvelle brique à leur environnement existant.

Un accompagnement assuré depuis Dakar

La dimension locale ne concerne pas uniquement l’hébergement. Archiva met également en avant un accompagnement assuré par une équipe basée à Dakar.

La solution prévoit la formation des agents, un support en français et un déploiement annoncé en quelques semaines.

Cette proximité peut constituer un avantage pour les organisations qui souhaitent disposer d’un interlocuteur local lors du déploiement, de la formation des utilisateurs et de la maintenance de la solution.

Des utilisateurs dans plusieurs secteurs

La fiche produit indique qu’Archiva est déjà utilisée en production par des institutions publiques et des entreprises de premier plan au Sénégal. Elle cite notamment des sociétés nationales intervenant dans les secteurs de l’énergie, de la gestion des déchets et des infrastructures, ainsi que des ministères et des organisations sous-régionales. La fiche mentionne également le secteur de la banque et de la finance.

Le document ne donne toutefois pas, dans les éléments disponibles, la liste nominative de ces institutions et entreprises. Il convient donc de s’en tenir à cette présentation générale sans attribuer l’utilisation d’Archiva à des organisations particulières qui ne sont pas nommées dans la fiche.

Cinq modules, un déploiement annoncé en moins de six semaines

La fiche produit résume enfin la solution à travers plusieurs chiffres. Archiva revendique cinq modules intégrés, 100 % d’hébergement souverain, un délai de déploiement type inférieur à six semaines et un support annoncé sous 24 heures en jours ouvrés.

Ces chiffres traduisent le positionnement recherché : proposer une plateforme complète, souveraine, relativement rapide à déployer et accompagnée par une équipe locale.

Archiva, une réponse à la transformation numérique des organisations

Au-delà de ses différentes fonctionnalités, Archiva se présente donc comme une réponse à un problème simple mais déterminant : comment faire passer toute la vie d’un document dans un environnement numérique cohérent, sécurisé et traçable ?

La plateforme cherche à réunir dans un même espace les opérations qui étaient traditionnellement séparées : réception du courrier, numérisation, affectation, traitement, validation, signature, classement et archivage. À cela s’ajoutent des outils de contrôle, de pilotage et d’administration.

Son principal argument différenciateur réside dans la souveraineté revendiquée : hébergement au Sénégal ou installation chez le client, avec la volonté affichée de maintenir les données sur le territoire. À cela s’ajoutent une conception revendiquée pour les administrations, des intégrations avec plusieurs outils connus et un accompagnement local assuré depuis Dakar.

Développée par Securaxe, la solution se positionne ainsi sur un marché où la dématérialisation n’est plus seulement une question de modernisation informatique. Elle touche désormais à la rapidité du traitement administratif, à la traçabilité des décisions, à la sécurisation des documents, à la conservation des archives et au contrôle des données.

En résumé, Archiva entend faire du document numérique un fil conducteur unique : du courrier qui arrive jusqu’à l’archive qui reste, en passant par le traitement, la validation et la signature. Une approche qui place la souveraineté numérique, l’intégration et l’adaptation aux réalités administratives sénégalaises au cœur de son modèle.

Hadji BKD…